En este artículo os traemos toda la información resumida y acotada más importante para las empresas que están obligadas a presentar las cuentas anuales de la empresa año tras año o que simplemente quieren presentarla.
Cada cuenta constituye uno de los cinco estados financieros que presentan las organizaciones. Estas cuentas anuales se presentan en el registro mercantil y se realizan por cada ejercicio contable, es decir, recoge toda la actividad económica de la empresa en su año natural.
Estas cuentas anuales son:
- Balance de situación
- Cuentas de Pérdidas y Ganancias
- Estado de Cambios del Patrimonio Neto
- Estado de Flujo de Efectivo
- Memoria
La presentación de las cuentas anuales
Anualmente, las empresas deben presentar sus cuentas anuales para reflejar el estado financiero de la organización. Dichas cuentas anuales deben de ir firmadas por el administrador de la empresa conocido también como el CEO de la compañía y presentarlas ante el Registro Mercantil correspondiente.
El Registro Mercantil pertinente de cada empresa está marcado por la razón social de la empresa. Se deberá de presentar en la misma ciudad donde esté recogida la domiciliación social de la empresa.
Esta obligación tiene un carácter informativo, sobre todo, con el fin de reflejar la situación financiera de la compañía de cara a terceros interesados como pueden ser posibles inversores y evitar alteraciones de las mismas que puedan provocar futuros litigios.
A continuación, se explicará las empresas que están obligadas a presentarlas, las leyes que constituyen la forma de proceder, dónde y cómo se presenta, cuándo hay que presentarlo y sus plazos y qué pasa en el caso de que se presenten de manera errónea.
¿Quién está obligado a presentar las cuentas anuales de una empresa?
Todas las personas jurídicas en forma de sociedad que estén registradas en el Registro Mercantil deberán de presentar sus estados financieros una vez al año en el registro.
Estás sociedades son:
- Sociedades Limitadas.
- Sociedades Anónimas.
- Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca.
- Fondos de pensiones.
- Sociedades extranjeras con sucursal en España.
- Cualquier otra sociedad que, de acuerdo con la ley, esté obligada a hacer públicas sus cuentas anuales.
Quedan exentas, por ejemplo, las instituciones o asociaciones sin ánimo de lucro que no correspondan a ninguna entidad pública o reciba financiación de la misma que están recogidas en la Ley 49/2002.
Por último, también quedan exentas de presentar las cuentas toda persona física que trabaja en cuenta propia. Estás personas son más conocidas como autónomos.
¿Dónde se presentan los estados financieros?
Las Cuentas Anuales, cómo ya hemos comentado, se deben presentar en la misma ciudad donde está registrado el domicilio social de una organización en el Registro Mercantil.
Se puede presentar de manera telemática mediante el programa D2 o de manera presencial en las oficinas correspondientes de cada provincia.
Para la presentación de forma telemática será importante tener consigo el certificado digital de la sociedad.
¿Cómo se presentan las cuentas anuales de una empresa?
Los Estados Financieros se pueden presentar en diferentes formatos, dependerá de si se entrega de manera presencial o telemática.
Se pueden presentar en formato papel, CD/DVD o de manera digital a través de internet y con el uso de un certificado digital.
A la hora de presentar las Cuentas, deberemos de presentar:
- Las 5 Cuentas Anuales de la empresa.
- Instancia de presentación.
- Una Hoja de Datos Generales de Identificación.
- Certificado de Aprobación de las Cuentas Anuales de la Junta General.
¿Cuántos modelos de presentación existen?
Existen tres tipos de modelos distintos de presentación que variará dependiendo del tamaño de la empresa. Dependiendo del modelo que corresponda, estará obligado a presentar más o menos documentación en el Registro Mercantil.
Los modelos de presentación de las cuentas son los siguientes:
- Modelo Pymes: Hace referencia a aquellas empresas que son de tamaño pequeño o mediano. Este modelo estará compuesto por balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria. Deberá de cumplir dos de las siguientes condiciones durante dos años consecutivos para presentar este tipo de modelo: Cifra de negocio (<2mill. en el caso de microempresas y de 5.7mill. en el caso de las pymes), total del activo (<1 mill. en el caso de las microempresas y 2.85mill. en el caso de las pymes) y el nº de trabajadores (<10 en las microempresas y <50 en las pymes).
- Modelo abreviado: Este modelo estará compuesto por balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria. Deberá de cumplir dos de las siguientes condiciones durante dos años consecutivos para presentar este tipo de modelo: Cifra de negocio (<8mill. en el balance, cambios de patrimonio neto y de 22.8mill. en las cuentas de pérdidas y ganancias), total del activo (<4 mill. en el balance, cambios de patrimonio neto y 11.4mill. en las cuentas de pérdidas y ganancias) y el nº de trabajadores (deberá estar comprendido entre 50 y 250).
- Modelo normal: Este modelo estará compuesto por balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria. Si sobrepasa los valores descritos en los otros modelos deberá de presentar automáticamente este tipo de modelo.
Plazos de presentación de las Cuentas Anuales
La presentación de las cuentas tiene varias etapas de elaboración.
- Cierre del ejercicio económico: La primera etapa tiene que ver con el cierre del libro diario el último día del año. A partir de ese momento, se podrá proceder a realizar las Cuentas Anuales.
- Elaboración de las Cuentas Anuales: A partir del primer día del siguiente año, la empresa dispondrá de 3 meses para elaborar las Cuentas Anuales.
- Aprobación de las Cuentas Anuales: Se deberá de crear una junta general para aprobar las Cuentas Anuales. Esta junta deberá de celebrarse dentro de los 6 primeros meses del año.
- Presentación de las Cuentas Anuales: La empresa dispondrá de 30 días más para presentar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil una vez celebrada la junta general de accionistas.
En definitiva, una empresa dispondrá hasta el 30 de julio de cada año para presentar las Cuentas Anuales de la sociedad en el Registro Mercantil con la finalidad de hacer públicas el estado financiero de la sociedad.
Una vez presentada los Estados Financieros, los registradores deberán de comprobar la información presentada donde realizarán un asiento de presentación, una calificación registral y un asiento de depósito. Desde la presentación de la Cuentas por un representante de la sociedad, el registrador dispondrá de 15 días para la comprobación de toda la documentación.
Si resulta favorable, se recogerá en el Libro de depósito de cuentas y se habilitará de manera pública para que sea accesible a todo el mundo. Si resulta desfavorable, el registrador deberá de informar a las partes interesadas donde dispondrán de dos meses para subsanar los litigios del informe.
Leyes que constituyen la normativa de presentación de las Cuentas Anuales
Existen varias leyes y códigos las cuales hay que seguir para hacer una presentación de las Cuentas Anuales. A continuación, vamos a detallar varias leyes que tener en cuenta:
- Código de Comercio, Art. 329.1 del Real Decreto 1597/1989, de 29 de diciembre. En este apartado se detalla quién está obligado a presentar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.
- Reglamento del Registro Mercantil: Se especifica toda la documentación necesaria que se deberá de presentar junto a las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.
- Ley 16/2007, de 4 de julio, de reforma y adaptación de la legislación mercantil en materia contable para su armonización internacional con base en la normativa de la Unión Europea: Establece el Plan General de Contabilidad como la normativa contable vigente y a seguir en la presentación de las Cuenta Anuales.
- El Plan General de Contabilidad establece los tres tipos de modelos de presentación de las cuentas anuales que existen.
- Reales Decretos 1514/2007 de 16 de noviembre y 1515/2007 para el Plan General de Contabilidad y de Plan General de Contabilidad de PYMES: Estas leyes recogen la obligatoriedad de presentar información acerca de los accionistas y participantes donde la ley establece que si se deberá de hacer pero actualmente no se lleva a cabo.
- El artículo 218 de la Ley de Sociedades establece el período de actuación para la presentación de las Cuentas Anuales.