Del deber de información a las exigencias formativas: las principales obligaciones del agente exclusivo de seguros en el ejercicio de sus funciones.
La actividad de los mediadores de seguros y agencia de seguros se encuentran muy reguladas.
En España hay 68 695 agentes exclusivos de seguros, de los cuales 11 522 operan como personas jurídicas, según el último informe de Seguros y Fondos de Pensiones. Los agentes exclusivos se dedican a la mediación de seguros trabajando únicamente con una aseguradora, aunque en casos excepcionales pueden mediar para otra agencia de seguros, siempre que cuente con la autorización de la primera y trabaje en ramos, riesgos o contratos con los que esta no opere. Se trata tan solo una de las muchas normas que regulan la actividad del agente exclusivo de seguros.
Las 3 obligaciones básicas del agente exclusivo de seguros
1. Registro de mediadores. Los agentes exclusivos de seguros deben estar inscritos en el Registro de agentes de seguros de la entidad aseguradora con la que hayan realizado el contrato. Si operan como personas jurídicas, también deben indicar los nombres de las personas físicas que formen parte de la dirección y los responsables de la actividad de mediación. Ese Registro se remite a la DGSFP para inscribirlo a su vez en el Registro administrativo especial de mediadores de seguros, corredores de reaseguros y de sus altos cargos. Por consiguiente, el agente exclusivo de seguros no podrá iniciar su actividad hasta que la DGSFP no lo inscriba en dicho Registro.
2. Formación. Para ejercer la actividad mediadora hay que contar con la formación adecuada. Los agentes exclusivos de seguros, tanto aquellos que ejercen funciones directivas como los que se encargan del asesoramiento y la asistencia a los clientes, deben realizar un curso del grupo “B”, que suele tener una duración de 200 horas. Si acreditan más de cinco años de trabajo en la mediación, la duración del curso se acortará eliminando el módulo general y los específicos según los ramos en los que demuestre su experiencia. En cualquier caso, el agente exclusivo de seguros tendrá que asistir a cursos de formación continua con una duración mínima de 60 horas en un periodo de 3 años, para mantenerse actualizado y poder ofrecer un servicio de calidad.
3. Identificación. Los mediadores deben dejar claro en la publicidad y la documentación mercantil que actúan como un “agente de seguros exclusivo” o una “agencia de seguros exclusiva”. También deben indicar la agencia de seguros en la que prestan sus servicios y el número de inscripción en el Registro especial administrativo de mediadores de seguros, corredores de reaseguros y de sus altos cargos.
El deber de información y la protección de datos
Los mediadores de seguros están involucrados en el sistema financiero, de manera que están sujetos a unas reglas muy estrictas de protección del cliente, sobre todo respecto a la información y la gestión de los datos.
- Deber de información previo. Antes de firmar un contrato de seguro, el agente debe proporcionar al cliente su identidad y dirección, el Registro donde está inscrito y los medios para comprobarlo, así como explicarle el procedimiento para presentar cualquier queja o reclamación. También debe informar al cliente si posee una participación directa o indirecta superior al 10 % en el capital social o en los derechos de voto en una agencia de seguros o si ésta posee una participación directa o indirecta superior al 10 % de los derechos de voto o del capital del agente exclusivo de seguros. Obviamente, si esa información cambia, el mediador debe comunicarlo a sus clientes.
- Comunicación. El agente exclusivo de seguros está obligado a ofrecer información veraz y suficiente en la promoción, oferta y suscripción de los contratos de seguro y, en sentido general, durante toda su actividad de asesoramiento. No podrá enviar publicidad o comunicaciones comerciales de ningún tipo por correo electrónico o medios de comunicación electrónicos equivalentes que no hayan sido solicitadas o autorizadas expresamente por los destinatarios, a menos que exista una relación contractual previa. Incluso en esos casos, el agente exclusivo de seguros sólo puede enviar comunicaciones relacionadas con productos o servicios similares a los que ha contratado el cliente.
- Deber de información a la administración pública. Los agentes exclusivos de seguros deben informar a la DGSFP de las actividades económicas y contables que desempeñan a través de las aseguradoras. Cuando inicien su actividad, tendrán que llevar diferentes libros contables: libros de pólizas y suplementos, primas cobradas, siniestros tramitados y auxiliares mercantiles. También tienen la obligación de remitir esa información contable y estadística a la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones.
Cumplir con el RGPD es otra de las obligaciones más importantes del agente exclusivo de seguros ya que su trabajo le lleva a recopilar con información sensible de sus clientes, de manera que debe cerciorarse de que no acabe en manos de terceros de forma no autorizada. Ese tipo de datos solo se puede ceder al responsable del fichero y, una vez terminada la prestación contractual, se debe destruir la información de carácter personal.
El tratamiento por cuenta de terceros también debe estar regulado en un contrato por escrito, de manera que el agente exclusivo de seguros pueda acreditar su celebración y contenido. Dicho contrato debe indicar que el encargado de los datos no los aplicará o utilizará con un fin distinto al que se ha declarado, ni los comunicará a otras personas, ni siquiera para su conservación.
El cumplimiento de estas obligaciones no solo protege a los clientes, sino que también salvaguarda al mediador, ya trabaje en exclusividad como colaborador externo de una correduría de seguros o como agente para una agencia de seguros. Así puede ofrecer un servicio de calidad en el marco de la ley y evitar reclamaciones.